Huoltia.fi-verkkopalvelun palautelomakkeilla annetut tiedot tallennetaan viestin lähettäjän toivomien yhteydenottopyyntöjen mahdollistamiseksi ja palautteeseen vastaamiseksi. 

 

Tietosuojaseloste


1. Rekisteri

Huoltia.fi-verkkopalvelun yhteydenottopyyntö ja muut yhteydenottolomakkeet.

2. Rekisterinpitäjä

Huoltia Oy ja Huoltia Espoo Oy, postiosoite Tyrnäväntie 1 90400 Oulu, puhelinvaihde 040 725 8000, sähköposti asiakaspalvelu@huoltia.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Lomakkeiden tarkoitus on tarjota mahdollisuus ottaa yhteyttä, jättää työnpyyntöjä ja antaa palautetta. Lomakkeilla kysytään lähettäjän yhteystiedot lomakkeen käsittelyä varten. Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat asiakashallinta ja laskutus, tietojen dokumentointi työjärjestelmiin ja asukastietojen hyödyntäminen esim ovenavaus tapauksissa. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

4. Rekisterin tietosisältö

Lomakkeelta tallennetaan ne yhteystiedot ja tiedot jotka lähettäjä on ilmoittanut lomakkeella.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti lomakkeiden lähettäjiltä. Lisäksi tietolähteinä ovat isännöinti toimistot ja väestörekisterikeskus.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti organisaation ulkopuolelle. Yksittäisiä tietoja luovutetaan alihankkijoille, asiakas taloyhtiöille ja viranomaisille.

7. Tietojen siirto EU:n tai EFTA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai EFTA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysaika

Lomakkeilla tehdyissä yhteydenotoissa ilmoitettujen henkilötietojen säilytysaika on 10 vuotta tai niin kauan kun henkilö on asukasrekisterissä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

• Manuaalinen aineisto: Sähköisessä muodossa oleva palaute tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan välittömästi käsittelyn jälkeen. Manuaalista aineistoa käsitellään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy.

• Sähköinen aineisto: Saapuneiden palautteiden luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu. Rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä ja palvelimet on suojattu. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisterinpitäjän toimitiloissa harjoitetaan kulunvalvontaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin merkityt tiedot, vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä muutoinkin turvautua laissa turvattuihin oikeuksiinsa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumus sekä pyytää kyseisten tietojen poistamista.

Henkilön, joka haluaa tarkastaa, korjata tai poistaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava kirjallinen pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on toimittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaisesti.