REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Huoltia.fi-verkkopalvelun yhteydenottolomakkeet

Päivitetty: 08/2026

1. Rekisterinpitäjät

Huoltia Oy
Tyrnäväntie 1
90400 Oulu
Puhelin: 040 725 8000

Huoltia Uusimaa Oy
Peuraniitty 5 B 29
02750 Espoo
Puhelin: 040 416 8478

Sähköposti: asiakaspalvelu@huoltia.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuoja-asioihin liittyvät pyynnöt:
asiakaspalvelu@huoltia.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Verkkosivujen ilmoituksilla kerättyjä tietoja käytetään asumisen hoitoon, huoltotöiden koordinointiin ja ovenavauspalvelun edellyttämään tunnistamiseen sekä taloyhtiön lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

a) Yhteydenottopyyntöjen käsittely

  • Oikeusperuste: sopimuksen valmistelu / oikeutettu etu

b) Työtilausten ja palveluiden toteutus

  • Oikeusperuste: sopimus

c) Asiakassuhteen hallinta

  • Oikeusperuste: sopimus / oikeutettu etu

d) Laskutus ja kirjanpito

  • Oikeusperuste: lakisääteinen velvoite

e) Kiinteistöhuollon tehtävät (esim. ovenavaus, vikailmoitukset)

  • Oikeusperuste: sopimus / oikeutettu etu

Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lakisääteistä perustetta.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa:

  • sivuston käyttöä koskevat tiedot
  • nimi
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • osoite
  • asiakkuuteen tai kohteeseen liittyvät tiedot
  • viestien sisältö
  • tekniset tiedot (esim. IP-osoite verkkopalvelun käytöstä)
  • IP-osoite
  • selaintiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan:

  • verkkopalvelun käytöstä automaattisesti (esim. evästeet ja analytiikka)
  • rekisteröidyltä (lomakkeet, sähköposti, puhelin)
  • asiakasyhtiöiltä (taloyhtiöt, isännöitsijät)
  • viranomaisrekistereistä (tarvittaessa)

6. Tietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan käsitellä seuraavien tahojen toimesta:

  • Huoltian työntekijät
  • alihankkijat palvelun toteuttamiseksi
  • asiakasyhtiöt (taloyhtiöt)
  • IT- ja järjestelmätoimittajat
  • sähköposti- ja pilvipalveluiden tarjoajat
  • analytiikka- ja tekoälypalveluiden tarjoajat (esim. Google Analytics ja M365 Copilot)
  • viranomaiset lakisääteisissä tilanteissa

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan tarpeellisessa laajuudessa.

7. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.

8. Tietojen säilytysaika

  • Työtilaukset, yhteydenotot ja asukastiedot: enintään 2 vuotta asiakassuhteen päättymisestä
  • Lakisääteisen säilytysvelvollisuuden alaiset tiedot, kuten laskutustiedot: enintään 10 vuotta

Säilytysaikoja arvioidaan säännöllisesti.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen aineisto

  • käyttöoikeudet rajattu
  • henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat
  • järjestelmät suojattu teknisesti

Manuaalinen aineisto

  • turvallinen hävittäminen
  • säilytys lukituissa tiloissa

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkastaa omat tiedot
  • oikaista tietoja
  • poistaa tiedot
  • rajoittaa käsittelyä
  • vastustaa käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • peruuttaa suostumus

Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti.

11. Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle.

12. Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.